Alle Aziende Clienti

Loro Sedi

CIRCOLARE INFORMATIVA n. 23 del 30 Novembre 2007

LIBRI OBBLIGATORI IN MATERIA DI LAVORO

Alla luce dei recenti interventi da parte del Ministero del Lavoro e dell’INAIL in materia di regime sanzionatorio in caso di omessa istituzione ed esibizione dei libri matricola e paga, riteniamo utile fornire un riepilogo delle modalità di tenuta di tali libri obbligatori.

LIBRO MATRICOLA

Riflette l’effettiva situazione occupazionale dell’azienda e deve essere esibito in caso di accesso Ispettivo da parte degli Organi di Vigilanza.

In esso sono riportati i dati anagrafici di tutto il personale dipendente in forza presso l’azienda, nonché gli estremi contrattuali dei rapporti di lavoro instaurati, permettendo in questo modo la verifica della regolarità degli stessi.

A tal proposito, il libro deve essere costantemente aggiornato con le variazioni del singolo rapporto di lavoro (licenziamento, trasformazione, ecc.) nonché con l’inserimento dei nuovi assunti.

L’originale del libro matricola è generalmente conservato presso lo scrivente; lo Studio provvede a rilasciare all’Azienda una “copia conforme all’originale” che va conservata presso la sede dell’Azienda stessa la quale, in caso delle variazioni di cui sopra, provvederà a riconsegnare il libro allo Studio per l’aggiornamento.

Rammentiamo che nel caso l’Azienda svolga attività in altri luoghi di lavoro (cantieri o unità locali diverse dalla sede operativa), in ognuna di esse dovrà esservi conservata una copia conforme all’originale del libro matricola.

LIBRO PAGA

Si compone del libro delle retribuzioni e del libro presenze.

Il primo è rappresentato dalle copie dei cedolini paga e riepilogativi relativi ad ogni mensilità, pre-vidimati.

Nel libro delle presenze, l’Azienda deve annotare giornalmente l’orario effettivamente svolto dal personale dipendente, non tralasciando l’indicazione di eventuali assenze (ferie, malattia, infortunio, assenze ingiustificate, ecc.).

Entrambi i libri devono essere conservati presso la sede operativa dell’Azienda e negli altri luoghi di lavoro: un’eccezione viene concessa a quelle Aziende che operano in più cantieri, come ad esempio nell’attività dell’edilizia, per le quali è ammesso l’utilizzo di “copie conformi all’originale”.

SANZIONI

L’omessa o non corretta istituzione, conservazione ed esibizione dei suddetti libri obbligatori è causa di sanzioni amministrative, quali:

· da Euro 4.000,00 a Euro 12.000,00 nel caso di omessa istituzione del libro matricola e paga (quando il datore di lavoro in caso di ispezione non è in possesso di tale documentazione);

· Euro 4.000,00 per omessa esibizione dei libri obbligatori (l’Organo di Vigilanza non è in condizione di effettuare le opportune verifiche sulla regolarità o meno della costituzione del rapporto di lavoro);

· da Euro 125,00 a Euro 770,00 per i soggetti assicurati INAIL e

da Euro 25,00 a Euro 150,00 per i soggetti non assicurati INAIL,

in caso di irregolare tenuta dei libri obbligatori (la documentazione non è stata aggiornata).

PRO-MEMORIA

Al fine di evitare di incorrere in sanzioni di entità non trascurabili, sollecitiamo la Vostra collaborazione, rammentando di:

· Conservare in Azienda il libro delle presenze ed i cedolini paga nonché la copia conforme del libro matricola;

· Comunicare l’eventuale necessità di ulteriori copie conformi l’originale;

· Aggiornare quotidianamente il libro presenze;

· Provvedere all’aggiornamento immediato del libro matricola in caso di nuove assunzioni e variazioni del rapporto di lavoro;

· Richiedere allo scrivente Studio copia della comunicazione di assunzione presentata al Centro per l’Impiego per tutti quei dipendenti che saranno impiegati presso cantieri temporanei diversi dalla sede di lavoro;

· Verificare se in Azienda è presente la copia della delega dell’incarico professionale attribuito allo Studio e nel caso contrario richiederne copia.

Rimaniamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento e porgiamo cordiali saluti.